Aby właściwie zarządzać energią i osiągać spodziewane korzyści, konieczne jest właściwe wdrożenie wszystkich elementów systemu zarządzania energią. Takie wdrożenie możemy podzielić na etapy i kroki, by po pewnym czasie dojść do miejsca, w którym zarządzanie energią stanie się w firmie codziennością.
Żeby lepiej sobie uświadomić, z czym przyjdzie nam się mierzyć, trzeba zrozumieć, czym jest zarządzanie energią. Na poziomie przedsiębiorstwa oznacza ono całokształt działań w zakresie planowania, wprowadzania udoskonaleń oraz oceny efektów mających na celu korzyść w postaci obniżki kosztów, czyli zwiększenia zysków. Mówiąc energia mam tu na myśli wszystkie rodzaje energii wykorzystywane w przedsiębiorstwach, a w szczególności:
- energię elektryczną,
- paliwa,
- parę wodną,
- energię cieplną,
- wodę lodową,
- wodę chłodniczą,
- sprężone powietrze,
- próżnię.
W dzisiejszym tekście przybliżę kroki konieczne do wprowadzenia systemowego zarządzania energią, które zarysują ścieżkę wdrażania systemu zarządzania energią rozumianego jako zespół procesów.
Krok 1: Identyfikacja i ocena aktualnego zużycia energii poprzez audyt wewnętrzny i zewnętrzny
O audycie zewnętrznym obszernie pisałem wcześniej, dlatego teraz skupię się na audycie wewnętrznym, który możemy wykonać sami. Przeprowadzając go chcemy się dowiedzieć jakie jest bieżące zużycie energii i jakie będzie ono w przyszłości. Najpierw należy zidentyfikować wszystkie rodzaje energii wykorzystywane w firmie oraz ich zużycie za okres co najmniej ostatnich 3 lat. Dobrą praktyką jest zwizualizowanie pozyskanych danych w postaci konkretnych trendów (na podstawie archiwalnych danych systemowych, rachunków), co pomoże nam określić zużycie energii, wykryć wahania i nieprawidłowości.
W przypadku braku archiwizacji danych, a co za tym idzie braku informacji, niezbędne będzie przeprowadzenie pomiarów urządzeń i procesów zużywających energię, np. przez firmę zewnętrzną. Nie należy ufać danym z tabliczek znamionowych lub kart katalogowych, bowiem są one niemiarodajne, szczególnie, gdy urządzenia są prowadzone niezgodnie z instrukcją ruchu. Po dokładnym zbadaniu obszarów o znaczącym zużyciu energii należy przejść do kroku 2, czyli ustanawiania celów.
Krok 2: Określenie celów i polityki energetycznej
Jeśli przeprowadziliśmy audyt właściwie, powinniśmy mieć już rozeznanie we wszystkich obszarach, w których występują straty energii znaczące w skali przedsiębiorstwa. Nie należy jednak od razu skupiać się na wszystkich, a jedynie na tych, które potencjalnie mogą dać największe oszczędności lub których realizacja wpisuje się w obszar działań strategicznych firmy. Należy pamiętać, że wyznaczone cele powinny być mierzalne i stanowić ambitne wyzwanie, a także pozostawać w zgodzie z innymi działaniami mającymi na celu zmniejszenie zużycia energii oraz wymogami polityki energetycznej organizacji.
Celem może być np. zmniejszenie zużycia energii w porównaniu do roku ubiegłego w całości przedsiębiorstwa, jak i ograniczenie zużycia energii w konkretnym procesie w przeliczeniu na jednostkę produktu.
Polityka energetyczna powinna być dostosowana do zamierzeń i możliwości przedsiębiorstwa, związanych z efektywnością energetyczną, stad tak ważne jest przeprowadzenie rzetelnego audytu, bowiem schematy zaczerpnięte z literatury przedmiotu są z konieczności uogólnione i nie zawsze sprawdzą się w przypadku konkretnej firmy.
Krok 3: Ustalenie odpowiedzialności, wyznaczenie kierownika ds. energii, zaangażowanie najwyższego kierownictwa
Aby zarządzanie energią dobrze funkcjonowało i przynosiło oczekiwane efekty, konieczne jest zaangażowane całego przedsiębiorstwa – od najwyższego kierownictwa po szeregowych pracowników, a także, w uzasadnionych wypadkach, podwykonawców. Każdy powinien być świadomy swoich odpowiedzialności i pełnionych ról oraz zostać poinformowany o funkcjonowaniu systemu zarządzania energią, określonych procedur i wymogów. Każdy dział, w którym zidentyfikowano potencjał oszczędności, powinien mieć wyznaczonego przedstawiciela, który będzie informował o postępach i ewentualnych problemach.
Jak to może wyglądać w praktyce? Top management odpowiedzialny jest za ustalenie polityki energetycznej przedsiębiorstwa oraz zapewnienie odpowiednich zasobów do wdrożenia i utrzymania systemu.
Osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie zarządzania energią, np. kierownik ds. energii, odpowiada za sprawozdawczość z funkcjonowania systemu zalecenia poprawy efektywności podczas przeglądów zarządzania.
Pracownicy działu z potencjałem do oszczędności, np. produkcji, mają obowiązek stosowania procedur operacyjnych związanych z efektywnością energetyczną czy prowadzenia ruchu urządzeń według założeń gwarantujących bezpieczeństwo procesu technologicznego i jednoczesne efektywne prowadzenie procesu.
W poprzednim akapicie pojawiła się funkcja osoby odpowiedzialnej za funkcjonowanie systemu zarządzania energią. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, czy skali zarządzania energią, może to być samodzielne stanowisko, np. wspomniany kierownik ds. energii lub osoba łącząca nowe obowiązki z dotychczasowymi, np. główny energetyk, bądź pracownik z całkowicie świeżym spojrzeniem na energochłonne obszary – np. obecny pełnomocnik ds. systemów zarządzania w przedsiębiorstwie.
Krok 4: Szkolenia
Kluczem do sukcesu w zarządzaniu energią, podobnie jak w innych dziedzinach jest wysokie zaangażowanie i świadomość pracowników każdego szczebla. Każdy powinien znać zakres swoich ról i obowiązków służących zwiększaniu efektywności i ograniczaniu zużycia energii. Mało tego, pracownicy powinni być zachęcani do komentowania i sugerowania możliwości poprawy działania systemu.
Szkolenia nie tylko dają wiedzę i kompetencje, ale i budują wśród załogi motywację do ciągłego doskonalenia wyniku energetycznego. Motywację buduje się także poprzez komunikację systemu i jego wyników wewnątrz organizacji. W ten sposób kreuje się również kulturę efektywności energetycznej w codziennej pracy. Pracownicy nie wypełnią swoich obowiązków wynikających z efektywności energetycznej jeżeli nie będą im one odpowiednio zakomunikowane i nie będą ich świadomi.
Krok 5: Monitoring, raportowanie
Jednym z elementów gwarantujących poprawne działanie systemu zarządzania energią jest bazowanie na właściwej informacji technicznej. Już na etapie audytu należy wykonać inwentaryzację istniejących systemów zbierania danych i określić ewentualne braki w tym zakresie na potrzeby wyznaczenia wskaźników monitorujących instalację. W procesach przemysłowych ważne jest, aby system taki pozwalał na identyfikację zużycia energii z powiązanymi czynnikami energetycznymi, ocenę bieżącego zużycia energii oraz szybką reakcję w przypadku wystąpienia nieprawidłowości i podjęcie natychmiastowych działań.
Dziś coraz popularniejsze stają się inteligentne systemy pomiarowe, które nie tylko pozwalają na monitoring w czasie rzeczywistym, ale agregują dane historyczne, pozwalają określić trendy i zautomatyzować szereg żmudnych procesów, ułatwiając codzienne zarządzanie energią.
Krok 6: Doskonalenie
Ciągłe doskonalenie zarządzania energią polega na bieżącym i cyklicznym sprawdzaniu, monitorowaniu, aktualizowaniu wprowadzonych ulepszeń i dążeniu do identyfikacji nowych potencjalnych obszarów oszczędnościowych.
Kluczowe znaczenie ma tutaj powtarzalny proces pomiaru, który pozwala na rzetelne określenie, czy i o ile wynik energetyczny się poprawił. Dzięki niemu możemy dokonać ponownego przeglądu, ustalić co się zmieniło i dlaczego oraz zaplanować kolejne działania na rzecz ciągłej poprawy wyniku.
Jak poznać, że wprowadzony przez nas system zarządzania energią działa?
Przede wszystkim po stopniu osiągnięcia założonych celów i wskaźników. Poza tym, pewne pojęcie o tym może dać nam poniższe zestawienie. Realizacja celu może być bowiem dość odległa w czasie, ale istnieją przesłanki pozwalające określić, czy wprowadzony w firmie system jest właściwy. Najkrócej mówiąc, dobry system to taki, który:
- jest elastyczny i łatwo można go przenieść na inne obszary z dużym potencjałem możliwości znalezienia oszczędności,
- cele, zadania i programy są określane odpowiednio wcześniej, zgodnie z przyjętym harmonogramem,
- wdrożone jest zarządzanie projektami,
- wyznaczone cele energetyczne, ekologiczne i ekonomiczne są mierzalne i na bieżąco monitorowane,
- najwyższe kierownictwa jest mocno zaangażowane – np. w przypadku przeglądów,
- zespół wdrożeniowy jest odpowiednio wykwalifikowany, aby poprawnie wykonywać przydzielone zadania.
Pułapki związane z wdrażaniem systemu zarządzania energią:
Wprowadzając system zarządzania energią niejednokrotnie tak bardzo staramy się, aby był on efektywny, obejmował wszystkie możliwe aspekty z jednej strony, a z drugiej przyjazny w codziennym stosowaniu, że wpadamy w pułapki, które finalnie zmniejszają skuteczność naszych działań. Poniżej kilka najczęściej popełnianych błędów wdrożeniowych:
- tworzenie zbyt szczegółowego i skomplikowanego systemu – np. wprowadzanie sztywnych procedur wymagających każdorazowego zatwierdzania zmian,
- skupianie się na samym działaniu – np. ustalanie celów, wprowadzanie zmian i ulepszeń przy braku dokumentowania tych faktów,
- skupianie się na aspektach energetycznych, przy równoczesnym ignorowaniu innych elementów systemu, np. aktualizacji dokumentacji procesowej czy harmonogramów przeglądów,
- brak zaangażowania w audyty wewnętrzne – np. prowadzenie tylko kontroli zgodności, bez przeprowadzania kompleksowego wewnętrznego audytu,
- brak przepływu informacji – np. wiedzę na temat systemu posiadają wyłącznie osoby zaangażowane w projekt,
- nieporozumienia w kwestii zarządzania – np. brak wyznaczonej jednej osoby odpowiedzialnej za system,
- brak wystarczających zasobów – np. brak zasobów ludzkich lub finansowych do prawidłowego działania systemu.
Doradca ds. efektywności
Na koniec powiem jeszcze, że przy wdrażaniu systemu zarządzania energią, szczególnie przy większych realizacjach, dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie osoby z zewnątrz, w charakterze doradcy. Dzięki posiadanemu doświadczeniu pokieruje ona we wstępnej fazie realizacji projektem oraz podpowie, na co należy zwracać szczególną uwagę i gdzie szukać oszczędności energii z jednoczesnymi korzyściami finansowymi i ekologicznymi. Doradca powinien również odpowiednio przeszkolić wyznaczony personel odpowiedzialny za działania w dziedzinie efektywności energetycznej.
